【絶対NG】日本人が英語電話会議でやりがちなこと&成功するためのコツ

英語電話会議のコツ 外資系企業

今や外資にいてもいなくても、外国や外国人とのやり取りが増えてきました。

全世界的な不景気とビデオ電話会議などの技術向上もあり、昔の様にみんな揃って海外出張に行って直接話せる機会は少なくなってきました。
特に、外国人とのビジネスはスピードが重視されます。

「全員の場所と時間を押さえるなら、さっさと今日電話会議で話しましょう」

ということが多いので、当日の午前に決まって午後には電話会議なんて事もしょっちゅうです。
こういう事にいちいち怖気付いていると、ビジネスもプロジェクトも成功しづらくなってしまいます。

ということで、今回は外国や外国人との電話会議のコツをしまろんパパがわかりやすく解説します!

外国人との電話会議で失敗しない為の3つのコツ

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英語が苦手な人が、外国人との電話会議で失敗してしまうのには理由があります。

やってしまいがちなNGポイントと、成功をするためのコツを知っておきましょう。

1.ウェブサイトで「電話会議で使えるフレーズ10」とかを調べない

とりあえず使えそうなフレーズを暗記したいという人もいるかもしれませんが、残念ながら丸暗記したフレーズは電話会議ではほとんど使えません

まず一番大事なコツはこれです。

英語面接も同じですが、丸暗記は全く役に立たないと思ってください。やるだけ時間の無駄です。

そんな「英語の勉強」をするなら、その仕事やプロジェクトで「何を相談し、何を決定すべきか」をまとめた方が何百倍も役に立ちます。と、言うかその為の電話会議です。

英語が出来ない人がフレーズだけ覚えて「Everybody is on the call?」とカッコよく言った所で、本題が話せなかったら意味がありません。

面接も然り、会議中は厳しい質問が飛んでくるので、「電話会議で役に立つフレーズ10」で覚えた英語は、宇宙の彼方に飛んでいきます。そんな状況ではないのです。

2. 伝えたい事、知りたい事をまとめておく

では、どうすれば電話での英語会議を乗り越えられるのかというと、もう言葉の問題ではないのですが、「その会議で何を決定すべきか」を明確にまとめ、それだけは聞けるように準備しましょう

その際、専門用語などは別途調べておくとよいと思います。

3. 英語に自信がない場合でも、なるべく暗記はしない

「本当に」英語に自信がない場合、お勧めはしませんが、どうしても聞かなくてはいけない質問だけは英語でまとめてそれを読み上げてもいいかもしれません。

しかし、余程英語に自信がないか、ほぼ話せない方以外はお勧めしません。なぜなら、丸暗記では応用が利かないから

電話会議において、自分が質問をした場合、大体次の2パターンで相手から反応があります。

① 自分の質問に対しての回答が予想と違う

こちらがする質問に対する相手の回答は、想定している回答でない場合がほとんど。

この場合、次の「英語例文」が存在しない為、結局自分で英語をその場で考えないといけなくて慌ててしまう。

② 自分のの質問に対して質問で返される

この場合も、次の「英語例文」が存在しない為、結局自分で英語をその場で考えないといけない。

全ての質問がYes/No だったらいいですが、その程度の内容だったらそもそもメールで十分です。詳細を詰めなくてはいけないから会議をしているんです。

「英語がめちゃくちゃでもいいから瞬時に質問や回答を返せる訓練」をしていく方が確実にうまくいきます。

英語に自信のない人が電話会議を上手くまとめるコツ

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「失敗したい為のコツ」は上記の通りですが、では、「上手くいく為」にはどうしたらいいでしょうか?

しまろんパパの経験則ですが、簡単に書いていきたいと思います。

1.誰でも分かる様な図やグラフを作成しておく

英語が苦手で、全て説明しきれない場合は、ともかく「図を作る」事で乗り切りましょう

エクセルでもパワポでもいいのです。かっこいい図を作る必要は全くありません。

ビデオ会議の様に図をシェア出来ない場合は、事前(もしくは会議中)にみんなに資料を送って、最小限の英語で乗り切りましょう

日本人は勘違いしがちですが、外国人は、日本人から「上手な英語を聞きたい」訳ではないのです。知りたい事が短時間で効率よく知れれば、英語の上手さは最低限で大丈夫。

英語が話せなければ、上手く情報をまとめ、しっかり相手を理解させられる資料を用意しましょう

2. 理解出来ない場合は恐れずに聞く

向こうが言っている意味が分からない。内容が理解出来ない場合、テキトーに「Yes」で片付けると、後々大きな問題になる場合があります。

しまろんパパもそういう状況になる事があります(特に英語の発音にクセがある人)

2、3回聞いても分からない場合、何度も聞きなおすのも失礼なので、しまろんパパ的がよくやる対処方法は「わからない部分はメールで送ってもらう」です。

YesともNoとも言わず、「社内で確認を取りたいからメールで内容を送ってくれないか」と逃げる訳です

Can you send me your question via email so I can check internally?

適当に「Yes」が一番まずいので、逃げずにメールを活用しましょう。

3. 会議の最後にまとめを言って理解を確認する

電話は声が聞き取りづらいですし、何を言ってるか分からない事も多いです。

「たぶんこういう事を話していたはず」ぐらいの理解になる事も多く、その「たぶん」がその後大きな誤解を生む事があります。
難しいかも知れませんが、会議の終わりに

「今日話した事はこういう事で、次回までにこれを確認するって事でいいか」

と、全員に確認を取ったほうがいいと思います。

英語の電話会議はただでさえ聞き取り辛く、緊張もしています。

こっちの理解が大幅に違っている事も多いのです。

最終確認をちゃんとする事が成功につながるはずです。

最後に勇気を振り絞って聞いてみましょう。

それでも英語に自信がない!どうしたらいいのか

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「そんな事言われても、やっぱり英語に自信がないし、暗記したい」と言う方にも、敢えてしまろんパパは暗記をお勧めしません。

役に立たないどころか、暗記することが弊害になり得るからです。

会議は、大体は想定とは違った方向に話が進んで行きます。

だからこそ、どんな方向に話が行っても対応出来る「会議の準備」が大事になってきます。

英語でフレーズを何通りも覚える「英語の準備」に時間を割くのなんてはっきりいって時間の無駄です。

丸暗記したフレーズって、その状況に適さない発言になる事も多いのよね。

「せっかく覚えたから」使いたいと思って発言すると、「お前何言ってんだ?」状態にさせてしまいます。

仮に、1つの発言でたまたま不自然でない発言が出来たとしても、その後の会話は暗記だけでは対応できません。

そもそも電話会議はレベルが高く、難しい

キツい言い方をするのであれば、英語に自信がない状態で「明日英語で電話会議なんですけど、どうにかなりませんか??」と聞かれれば、「諦めてメールで対応した方がいいです」と言うしかありません。

電話会議はレベルが高いので、付け焼刃ではどうにもならない可能性が高いからです。

数時間頑張って勉強して乗り越えられるなら、電話会議も電話面接も誰も苦労はしません。

付け焼刃ではなく根本的な解決を

それでは、1か月後なら?と聞かれれば、すごく頑張れば完璧ではないにしても何とかなるとは思います。

ただし、その場合は自己勉強では正直どうにかなるとは思いません。

しまろんパパ的お勧めは、多少金銭的な犠牲があっても、集中的にビジネス英語が学べる英会話学校に入る事です。

英語会議で成功するために英会話スクールに通うならどんなプログラムが理想か

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英会話スクールならなんでもいいというわけではありません。ビジネスに必要な英語を教えてくれるスクール選びをしてください。

①まずは 1on1 で「英語を話す」練習をする

「暗記がダメ」と言われても英語が出てこない・・・。と言う方には、まずは「英語を話す」練習をして下さい

マンツーマンのほうが確実に話す機会が増えるので、とくに最初のころは1on1でレッスンをしてくれるところを選ぶといいと思います。

難しいフレーズは覚えなくていいです。中学生の時にならった簡単な英語で、以下にシンプルに言いたい事を伝えるかを練習しましょう。以下の様な勉強は不要です。

Around the corner = 間近になって、もうすぐで

こういう英語の「お勉強」は海の底に投げ飛ばして下さい。電話会議や面接には何の役にも立ちません。

繰り返しますが、自分の今ある英語力で何かを説明する訓練をすることが大切です。

②グループレッスンで度胸をつける

しまろんパパの経験上、外国・外国人との電話会議が、1on1な事が非常に稀です。

と言うか、1on1なら会議ではなく、その場でその人に電話すればいいので、厳密には会議ではないかも知れません。

という事で、外国人がガンガン発言している中で割って入って「英語で自分の意見を積極的に言う」訓練が非常に大事になります。

正直、1on1の方が気も楽ですし、やりやすいとは思います。

実際我々がビジネスの場でやらなくてはいけないのは「大多数の中でも発言しまくる」事です。

慣れてきたらグループレッスンにも積極的に参加することをおすすめします。

③ビデオ会議(オンラインレッスン)での授業

電話やビデオ会議の特徴で「英語以前に、そもそも音質に問題があって聞き取りづらい」「表情が見えずにわかりづらい」と言うものがあります。

しかし、そんな状況でもやっていかなくてはいけないので、「電話+外国人」といった現実に一番近く、かつ最悪の状況で練習を重ねまくる事も大切です。

最短でビジネス英語を身に着けるならコーチング式英会話スクールがおすすめ

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コーチング式英会話スクールでは、英語のパーソナルトレーナー(講師)がついて、「英会話レッスン」と「英語学習のサポート」を徹底的に行ってくれます。

自分の目的や目標に合わせてオーダーメイドカリキュラムを組んでくれるから、短い期間でも無駄なく効率よく必要な英語を身に着けることができます。

おすすめは「スパルタ英会話」

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コーチング式英会話スクールはいくつか種類がありますが、その中でもとくにおすすめするのは「スパルタ英会話」です。

その理由は、

  • 1on1・ グループレッスン・オンラインレッスンがコースに含まれている
  • グループレッスンが受け放題

とにかく実践に近い英語環境が整っていて、レッスン時間がダントツです。

時間さえ許せば、1か月100時間以上英語漬けな環境で過ごすことも可能です。

英語に慣れる、グループで発言をする、電話会議の類似体験ができる。

この3拍子が揃ったコーチング式英会話スクールは、しまろんパパの知る限りスパルタ英会話だけです。

短期間でも、かなり英語力が伸びると思います。

ただ、スパルタ英会話は在新宿と自由が丘にしかないんです。英会話スクールは通いやすさも重要なポイントです。

コーチング式英会話スクールには、他にもいくつかあるので、自分にぴったりなスクールを見つけてみてください。

そのほかのおすすめコーチング式英会話スクール一覧

スクール名 料金 特徴
ライザップイングリッシュ 入会金50,000円
3か月450,000円
生活レベルにまで踏み込んで毎日3時間の学習をサポート。TOEICに特化したコースあり。
24/7 ENGLISH 入会金35,000円
3か月432,000円
バイリンガルの日本人講師が担当。

早朝から夜遅くまで営業しているので通いやすい。完全個室のオーダーメイドプログラムで3カ月で飛躍的に英語力を向上させる。

PROGRIT 入会金50,000円
2ヵ月328,000円
学習時間は月約80時間。レッスンではなく学習コンサルを行い、その人に最適な学習を徹底サポートしてくれる。
トライズ 入会金50,000円
1年間1,361,000円
週3回のネイティブとのレッスンあり。1年間かけて1000時間の英語学習を行う。
ALUGO 2ヵ月378,000円 電話一つでレッスンが完結するから忙しいビジネスマンでも続けやすい。ビジネス英語に特化している。

※税抜

電話会議は慣れが全て!実践あるのみ

ともかく、ウェブサイトでフレーズ暗記が一番危険です。そして、誰でも一発で上手く行く訳はありません。

英会話スクールを上手に使って、疑似的にでも「電話+集団の中での発言」の練習をやっておけば、ある程度実践前に慣れてくると思います。

10年前と比べると、どんどん電話やビデオを使う機会が増えて、仕事を早く上手く進める上でかなり重要な要素になってきました。

慣れてくれば、無駄に面倒くさい出張に行かなくてもいいし、簡単に話が終わるし、電話会議にはいい面がたくさんあります。

十分に練習して、実践に臨んでください。

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